Spółka nie prowadziła właściwie ewidencji magazynowej w ciągu roku. Przychody były rejestrowane błędnie , zarówno co do ilości, jak i ceny zakupu. Zdarzyło się, na przykład, że wprowadzono cenę jednostkową 0,1 zł za sztukę zamiast 0,01 zł za sztukę .

Księgowość tego nie wychwyciła bo przyjęto zasadę ujmowania w księgach zakupów towarów bezpośrednio w koszy i ustalaniu co miesiąc stanów rzeczywistych, na podstawie których korygowano koszty w korespondencji z kontem magazynu.

Jak wybrnąć z tego aby była możliwość sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego?

Jakie czynności należy przeprowadzić?

Którą z metod wyceny zapasów przyjąć, zakładając, że nie mamy “zaufania” do cen ewidencyjnych zapasów z powodu stwierdzonych błędów w wycenie?

Wyprostowanie tej sytuacji sprowadza się do 2 czynności:

1. Rzetelny spis z natury ustalający stany ilościowe. Skoro w ciągu roku przychody i rozchody były błędnie ewidencjonowane z pewnością wystąpią różnice.

2. Wycena stanu. Pytanie dotyczyło zastosowanej metody – w sytuacji gdy do programu magazynowego wprowadzano błędne ceny nie można zastosować metody średniej ważonej bo nie odpowiednich, rzetelnych danych aby ustalić cenę tą metodą. Jedyna opcja to metoda FIFO . Dla każdej pozycji należy ustalić ostatnią cenę, czyli cenę na podstawie ostatniej lub ostatnich faktur.

3. Tak ustalony stan ilościowo-wartościowy należy wprowadzić do programu magazynowego a następnie porównać ze stanem księgowym i odpowiednio skorygować.

Sprawdzenie:

Załóżmy, że jak podano powyżej spółka zakupiła 100.000 sztuk towaru po 0,01 zł. Kwotę netto z faktury równą 1.000 zł ujęto bezpośrednio w kosztach.Ze względu na błędne ujęcie ceny (0,1 zł zamiast 0,01 zł za 1 szt.) w programie magazynowym pozycja ta widnieje w kwocie 10.000 zł.Jeśli na stanie pozostało wszystkie 100.000 sztuk, to na podstawie comiesięcznego spisu zawyżono stan wartościowy o 9.000 zł.Z kolei roczny spis i wycena według właściwej ceny 0,01 zł spowoduje, że stan wartościowy wyniesie 1.000 zł, w związku z tym korekta stanu o 9.000 zł na minus doprowadzi stan wartościowy do właściwego poziomu.

Druga opcja – stan bilansowy zapasu wynosi 0 sztuk. Błędna wycena magazynowa nie będzie miała znaczenia bo w kosztach ujęto kwotę faktury, więc wartość prawidłową i nic poprzez spis nie zostało skorygowane bo stan był zerowy.

Trzecia opcja – stan bilansowy wynosi 50.000 sztuk. Na podstawie błędnej wyceny bilansowej ustalono stan wartościowy równy 50.000 sztuk po 0,1 zł = 5.000 zł zamiast 500 zł.W związku z tym księgowo ujęto kwotę 5.000 zł np. 330/735, zamiast 500 zł, błąd to 4.500 zł.Z kolei spis roczny wykazał 50.000 sztuk po 0,01 zł = 500 zł.Różnica równa 4.500 zł zostanie “odwrócona” 735/330.

Jedyna trudność polega na ustaleniu cen dla wszystkich asortymentów. W niektórych przypadkach można ograniczyć się do największych pozycji oraz tych, które budzą wątpliwości. Niejednokrotnie magazynierzy pamiętają ceny towarów, które sprzedają w dużych ilościach i w takich wypadkach można ograniczyć ustalanie cen do ich weryfikacji.

A jaki jest Twój komentarz 👇👇👇

Tylko Teraz Zestaw 3 szkoleń dla księgowych za 10% Wartości!

Pytanie: Spółka prowadząca księgi rachunkowe w marcu 2020 zakupiła program komputerowy XYZ, który stanowi pozycję WNiP.

W listopadzie 2020 roku nabyła jego aktualizację za 150.000 zł netto. To istotna kwota z punktu widzenia spółki. Wartość tej aktualizacji została ujęła w listopadzie na koncie “020” jako modernizacja posiadanego już oprogramowania.

Aktualizacja ta będzie użytkowana do października 2021 roku (następnie spółka wykupi kolejną).

Czy zapis jest prawidłowy?

Jeśli nie, dlaczego – jakie 2 błędy zawierają się w takim podejściu?

Jak należałoby prawidłowo ująć tę kwotę?

1. Po pierwsze, nie istnieje coś takiego jak modernizacja WNiP.

2. Po drugie, aktualizacja nie spełnia definicji aktywów trwałych bo będzie używana przez okres NIEprzekraczający roku, dlatego nie może zostać ujęta jako osobna pozycja WNiP.

W związku z tym, że kwota jest istotna, ujęcie jej jednorazowo w kosztach zniekształciłoby wynik finansowy firmy, dlatego zgodnie z tym co proponujecie należy rozliczać te koszty w czasie.

Inwentaryzacja zapasów znajdujących się poza jednostką i zapasów obcych

Dzisiaj wracamy do tematu inwentaryzacji, ponieważ często spotykam się z pytaniami jak spisywać zapasy, które znajdują się poza siedzibą firmy. Czy zapasy obce również należy spisać

Odpowiedź znajdziemy w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

W pkt. 4 stanowiska stwierdzono, że zapasy stanowiące własność jednostki, znajdujące się poza jednostką, inwentaryzuje się na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów.

Zasady uzyskiwania potwierdzeń są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami️ i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Natomiast w pkt. 5 poinstruowano, że zapasy obce będące własnością innych podmiotów, np. nieprzyjęte dostawy, towary przyjęte w komis, sprzedane, lecz nieodebrane towary lub wyroby gotowe, obce opakowania zwrotne, znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego .

Wyniki spisu są przekazywane właścicielowi zapasów .

Obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy)

Punkt nr 52 Stanowiska dotyczy spisu z natury zapasów w opakowaniach zbiorczych.

Zapis wskazuje, że w ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne.

Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się, że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu.

W tym celu wybiera się jedno lub więcej przypadkowo, dowolnie, wybranych opakowań zbiorczych, otwiera je i liczy ich zawartość.

Jeżeli wyniki wyrywkowych ustaleń (rodzaj przechowywanego przedmiotu, jego ilość i jakość) są zgodne z danymi podanymi na opakowaniach, wówczas w toku spisu liczy się wyłącznie opakowania zbiorcze.

W razie występowania niezgodności rzeczywistej zawartości wybranego opakowania zbiorczego z zadeklarowanym na nim stanem konieczne jest przeprowadzenie większej liczby prób.

W razie istotnych niezgodności, stwierdzanych podczas kolejnych prób, zawartość wszystkich opakowań zbiorczych wymaga przeliczenia (sprawdzenia).

Należy zwrócić uwagę, że podobne przeliczenia powinny być wykonywane już przy odbiorze towaru, ponieważ późniejsze odkrycie różnic może napotkać trudności w procesie reklamacyjnym.

Kolejne pytanie, z którym się często spotykam, to czy księgowy odpowiada za inwentaryzację

Odpowiedź znajdziemy oczywiście w ustawie o rachunkowości, jednak stanowisko Komitetu szerzej omawia to zagadnienie w punkcie C. Odpowiedzialność kierownika jednostki:

Zgodnie z pkt. 9 za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki (wynika to z art. 4 ust. 5 ustawy).

Nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie.

Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy.

10. Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wchodzi między innymi: powołanie komisji inwentaryzacyjnej wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: data przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.11. Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing)

Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności w zakresie wskazanym w pkt. 10, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu

12. Ze względu na to, że inwentaryzacja drogą spisu z natury jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego zadaniem księgowego jest wspomaganie kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury