Inwentaryzacja w pigułce – jak ją przeprowadzić

Inwentaryzacja w skrócie

Dla każdej osoby prowadzącej księgi rachunkowe oczywistym jest, że co roku należy przeprowadzić inwentaryzację.

Spisujemy środki pieniężne w kasie, asortyment magazynowy, potwierdzamy rozrachunki z kontrahentami.

Niewiele osób jednak przeprowadza inwentaryzację wszystkich pozycji aktywów i pasywów.

A taki obowiązek nakłada ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt. 3, który wskazuje, że jeśli nie jest możliwe ich uzgodnienie lub potwierdzeniu poprzez spis z natury, to należy dokonać weryfikacji porównując dane z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

Jak więc należy to zrobić

To zależy którą pozycję inwentaryzujemy.

I tak, wszelkiego rodzaju zaliczki, zarówno wpłacone na poczet środków trwałych w budowie czy zakupu towarów i usług, należy zweryfikować z odpowiednimi przelewami i fakturami.

Stan kapitału podstawowego należy przede wszystkim porównać z umową spółki i stanem wynikającym z odpisu z KRS.

Stan kapitałów rezerwowych i zapasowych można zweryfikować poprzez sprawdzenie zmian jakie wystąpiły w roku bieżącym i sprawdzeniu czy są one odpowiednio udokumentowane, np. uchwałami zgromadzenia wspólników.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy sprawdzić czy zmiany w kapitele zapasowym powstały w wyniku przeniesienia wyniku finansowego za rok ubiegły po pomniejszeniu o ewentualne odpisy z zysku w ciągu roku obrotowego.

Rozliczenia międzyokresowe, które podlegają rozliczaniu w ciągu roku należy przeanalizować pod względem prawidłowości ustalenia salda bilansowego. Liczbę miesięcy pozostałą do rozliczenia mnożymy przez stawkę miesięczną i tak uzyskaną kwotę porównujemy z saldem konta.

Jeżeli więc polisa ubezpieczeniowa opiewa na 6000 zł i dotyczy okresu od 1 marca do 28 lutego następnego roku, to na dzień 31 grudnia saldo powinno wynosić 6000/12*2= 1000 zł. Powinniśmy dodatkowo sprawdzić dokumenty potwierdzające wydatek rozliczany w czasie i prawidłowość przyjęcia okresu jego rozliczenia oraz ustalenia stawki miesięcznej.

Aktywa i rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego są tworzone zwykle na koniec roku i w związku z tym nie ma potrzeby aby je ponownie analizować.

Podobnie rzecz ma się z rezerwami. Dokonujemy szacunków poszczególnych pozycji rezerw na koniec roku, dokonujemy odpowiednich zapisów księgowych, następnie sprawdzamy czy salda kont rezerw wykazują wartości zgodne z wyliczeniami.

Rozrachunki publiczno-prawne weryfikujemy podobnie jak rozliczenia międzyokresowe – sprawdzamy zgodność sald rozrachunków z odpowiednimi deklaracjami czy przelewami.

W przypadku rozrachunków z ZUS czy US z tytułu podatku VAT w większości przypadków salda powinny być zgodne z kwotami wynikającymi z deklaracji za ostatni miesiąc/kwartał roku obrotowego.

W przypadku innych rozliczeń międzyokresowych w pasywach bilansu dotyczących np. otrzymanych dotacji na zakup środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych, należy sprawdzić, czy wartość pozostała do rozliczenia stanowi taki odsetek wartości netto środków trwałych, jaki stanowiła wartość dotacji w wartości początkowej środków trwałych.

Odchylenia od tej wartości mogą jednak nie stanowić nieprawidłowości a wynikać z innego momentu przyjęcia środka trwałego i innego momentu wpływu dotacji.

Nie należy również zaniedbać poszczególnych pozycji rachunku zysków i strat.

Wśród istotnych czynności do wykonania jest przegląd zapisów na kontach, pod względem prawidłowego ich zarachowania i zakwalifikowania do odpowiedniej pozycji rachunku zysków i strat, ich weryfikacja pod względem spełniania definicji kosztu czy przychodu podatkowego w rozumieniu ustaw o podatkach dochodowych, odcięcia w czasie, czyli zachowania zasady memoriału – przyporządkowania do okresu, którego dotyczą, jak i zasady współmierności przychodów i kosztów – czyli sprawdzenie czy wszystkim zarachowanym kosztom przyporządkowano prawidłowo przychody ich dotyczące, jak również sprawdzenie czy wszystkim zaksięgowanym przychodom przypisano odpowiadające im koszty.