Niskocenne składniki długotrwałego użytkowania w księgach rachunkowych

Problem ujęcia wyposażenia i różnego rodzaju niskocennych środków trwałych pojawia się w każdej firmie.

Ustawa o rachunkowości w definicji środka trwałego nie odnosi się do ich wartości, czyli nie ustala minimalnego limitu, jaki musiałaby przekraczać aby dany składnik zaliczyć do środków trwałych, wprowadza jedynie warunek przewidywanego okresu użytkowania powyżej 1 roku.

Interpretacja tej definicji wprost mogłaby prowadzić do wniosku, że każdy długopis czy zszywacz należy wprowadzić do ewidencji ŚT.

Jednak w rachunkowości wiodącą zasadą jest zasada istotności, która pozwala na wprowadzanie różnego rodzaju uproszczeń, które nie zniekształcają istotnie obrazu naszej firmy.

Do takich uproszczeń należy jednorazowa amortyzacja środków trwałych niskocennych lub ujęcie bezpośrednio w kosztach zużycia materiałów.

Podejmując decyzję w tej sprawie i ustalając próg wartościowy dla tych składników należy wziąć pod uwagę również konieczność inwentaryzowania środków trwałych.

Jeśli bowiem ustalimy próg zaliczenia do ŚT na poziomie np. 100 zł, to do ewidencji środków trwałych będzie trzeba wprowadzić różnego rodzaju elementy wyposażenia i poddawać je okresowemu spisowi z natury a w pozostałych okresach weryfikacji, co może być kłopotliwe i nieefektywne. Dlatego warto aby w tej ewidencji ujmować tylko pozycje istotne.

Należy dodać, że ustalone przez nas progi nie mają nic wspólnego z limitami dla celów podatkowych, ustalanymi na takim samym poziomie w zasadzie dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości.

Zakwalifikowanie danego składnika majątku do środków trwałych (nieistotne czy niskocennych czy standardowych) powoduje konieczność ujęcia ich na koncie środków trwałych oraz w ewidencji analitycznej środków trwałych (np. w postaci tabeli amortyzacyjnej).

Ewidencja analityczna powinna umożliwiać ustalenie daty przyjęcia do użytkowania ŚT, dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wartości początkowej, KŚT, stawki i kwoty amortyzacji, momentu rozpoczęcia i zakończenia dokonywania odpisów umorzeniowych, ewentualnych zwiększeń wartości, likwidacji czy sprzedaży i wartości netto, itp.W przypadku składników niskocennych możemy dokonać uproszczonych odpisów amortyzacyjnych w miesiącu przyjęcia do użytkowania lub następnym.

Jeśli dany składnik nie mieści się w kategorii środków trwałych, jest ujmowany bezpośrednio w kosztach zużycia materiałów. Zasadniczo należy taki zapis wprowadzić do ksiąg w momencie przyjęcia do użytkowania.

Kolejnym uproszczeniem dotyczącym środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej jest możliwość zbiorczego ustalania odpisów amortyzacyjnych dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem (zarówno odpisów jednorazowych, jak i rozłożonych w czasie) – art. 32 ust. 6 UoR.

Możemy np. w 1 pozycji ewidencji ŚT wprowadzić 7 regałów magazynowych, ale także zestaw mebli (stoły, krzesła itp.)