Archiwum kategorii: Bez kategorii

Zadanie z inwentaryzacji i zamknięcia ksiąg – magazyn

Spółka nie prowadziła właściwie ewidencji magazynowej w ciągu roku. Przychody były rejestrowane błędnie ⛔️, zarówno co do ilości, jak i ceny zakupu. Zdarzyło się, na przykład, że wprowadzono cenę jednostkową 0,1 zł za sztukę zamiast 0,01 zł za sztukę 😱.

Księgowość tego nie wychwyciła bo przyjęto zasadę ujmowania w księgach zakupów towarów bezpośrednio w koszy i ustalaniu co miesiąc stanów rzeczywistych, na podstawie których korygowano koszty w korespondencji z kontem magazynu.

✅ Jak wybrnąć z tego aby była możliwość sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego?

✅ Jakie czynności należy przeprowadzić?

✅ Którą z metod wyceny zapasów 👉 przyjąć, zakładając, że nie mamy “zaufania” do cen ewidencyjnych zapasów z powodu stwierdzonych błędów w wycenie?

Wyprostowanie tej sytuacji sprowadza się do 2 czynności:

1. ☑️ Rzetelny spis z natury 📝 ustalający stany ilościowe. Skoro w ciągu roku przychody i rozchody były błędnie ewidencjonowane z pewnością wystąpią różnice.

2. ☑️ Wycena stanu. Pytanie dotyczyło zastosowanej metody – w sytuacji gdy do programu magazynowego wprowadzano błędne ceny nie można ⛔️ zastosować metody średniej ważonej bo nie odpowiednich, rzetelnych danych aby ustalić cenę tą metodą. Jedyna opcja to metoda FIFO 📍. Dla każdej pozycji należy ustalić ostatnią cenę, czyli cenę na podstawie ostatniej lub ostatnich faktur.

3. ☑️ Tak ustalony stan ilościowo-wartościowy należy wprowadzić do programu magazynowego a następnie porównać ze stanem księgowym i odpowiednio skorygować.

ℹ️ Sprawdzenie:

Załóżmy, że jak podano powyżej spółka zakupiła 100.000 sztuk towaru po 0,01 zł. Kwotę netto z faktury równą 1.000 zł ujęto bezpośrednio w kosztach.Ze względu na błędne ujęcie ceny (0,1 zł zamiast 0,01 zł za 1 szt.) w programie magazynowym pozycja ta widnieje w kwocie 10.000 zł.Jeśli na stanie pozostało wszystkie 100.000 sztuk, to na podstawie comiesięcznego spisu zawyżono stan wartościowy o 9.000 zł.Z kolei roczny spis i wycena według właściwej ceny 0,01 zł spowoduje, że stan wartościowy wyniesie 1.000 zł, w związku z tym korekta stanu o 9.000 zł na minus doprowadzi stan wartościowy do właściwego poziomu.

ℹ️ Druga opcja – stan bilansowy zapasu wynosi 0 sztuk. Błędna wycena magazynowa nie będzie miała znaczenia bo w kosztach ujęto kwotę faktury, więc wartość prawidłową i nic poprzez spis nie zostało skorygowane bo stan był zerowy.

ℹ️ Trzecia opcja – stan bilansowy wynosi 50.000 sztuk. Na podstawie błędnej wyceny bilansowej ustalono stan wartościowy równy 50.000 sztuk po 0,1 zł = 5.000 zł zamiast 500 zł.W związku z tym księgowo ujęto kwotę 5.000 zł np. 330/735, zamiast 500 zł, błąd to 4.500 zł.Z kolei spis roczny wykazał 50.000 sztuk po 0,01 zł = 500 zł.Różnica równa 4.500 zł zostanie “odwrócona” 735/330.

Jedyna trudność 🤔 polega na ustaleniu cen dla wszystkich asortymentów. W niektórych przypadkach można ograniczyć się do największych pozycji oraz tych, które budzą wątpliwości. Niejednokrotnie magazynierzy pamiętają ceny towarów, które sprzedają w dużych ilościach i w takich wypadkach można ograniczyć ustalanie cen do ich weryfikacji.

A jaki jest Twój komentarz 👇👇👇

Zagadka, która została opublikowana na FB

Pytanie: Spółka prowadząca księgi rachunkowe w marcu 2020 zakupiła program komputerowy XYZ, który stanowi pozycję WNiP.

W listopadzie 2020 roku nabyła jego aktualizację za 150.000 zł netto. To istotna kwota z punktu widzenia spółki. Wartość tej aktualizacji została ujęła w listopadzie na koncie “020” jako modernizacja posiadanego już oprogramowania.

Aktualizacja ta będzie użytkowana do października 2021 roku (następnie spółka wykupi kolejną).

Czy zapis jest prawidłowy?

Jeśli nie, dlaczego – jakie 2 błędy zawierają się w takim podejściu?

Jak należałoby prawidłowo ująć tę kwotę?

1. Po pierwsze, nie istnieje ⛔️ coś takiego jak modernizacja WNiP.

▫️

2. Po drugie, aktualizacja nie spełnia ⛔️ definicji aktywów trwałych bo będzie używana przez okres NIEprzekraczający roku, dlatego nie może ⛔️ zostać ujęta jako osobna pozycja WNiP.

📍

W związku z tym, że kwota jest istotna, ujęcie jej jednorazowo w kosztach zniekształciłoby wynik finansowy firmy, dlatego zgodnie z tym co proponujecie należy rozliczać te koszty w czasie📌.

▫️

Problematyczne zagadnienia inwentaryzacji zapasów

Inwentaryzacja ⏰ zapasów znajdujących się poza jednostką i zapasów obcych 🕵️

Dzisiaj wracamy do tematu inwentaryzacji🕵️, ponieważ często spotykam się z pytaniami jak spisywać zapasy, które znajdują się poza siedzibą firmy. Czy zapasy obce również należy spisać❓

Odpowiedź znajdziemy w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

✅ W pkt. 4 stanowiska stwierdzono, że zapasy🔧⚒ stanowiące własność jednostki, znajdujące się poza jednostką, inwentaryzuje się na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy 📝 potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów.

✅ Zasady uzyskiwania potwierdzeń 📩 są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych 🧾 z odpowiednimi dokumentami️ 📑 i weryfikacji wartości tych składników 📃 (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

✅ Natomiast w pkt. 5 poinstruowano, że zapasy 🧱 obce będące własnością innych podmiotów, np. nieprzyjęte dostawy, towary przyjęte w komis, sprzedane, lecz nieodebrane towary lub wyroby gotowe, obce opakowania zwrotne, znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego 🔎📲.

✅ Wyniki spisu są przekazywane właścicielowi zapasów 🔩⚙️.

✅ Obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy)📌

✅Punkt nr 52 Stanowiska dotyczy spisu z natury zapasów w opakowaniach zbiorczych.

✅Zapis wskazuje, że w ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach 📦🛍fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne.

✅Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się, że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu.

✅W tym celu wybiera się jedno lub więcej przypadkowo, dowolnie, wybranych opakowań zbiorczych, otwiera je i liczy ich zawartość.

✅Jeżeli wyniki wyrywkowych ustaleń (rodzaj przechowywanego przedmiotu, jego ilość i jakość) są zgodne z danymi podanymi na opakowaniach, wówczas w toku spisu liczy się wyłącznie opakowania zbiorcze.

✅W razie występowania niezgodności rzeczywistej zawartości wybranego opakowania zbiorczego z zadeklarowanym na nim stanem konieczne jest przeprowadzenie większej liczby prób.

✅W razie istotnych niezgodności, stwierdzanych podczas kolejnych prób, zawartość wszystkich opakowań zbiorczych wymaga przeliczenia (sprawdzenia).

✅Należy zwrócić uwagę, że podobne przeliczenia powinny być wykonywane już przy odbiorze towaru, ponieważ późniejsze odkrycie różnic może napotkać trudności w procesie reklamacyjnym.

Kolejne pytanie, z którym się często spotykam, to czy księgowy odpowiada za inwentaryzację❓

Odpowiedź znajdziemy oczywiście w ustawie o rachunkowości, jednak stanowisko Komitetu szerzej omawia to zagadnienie w punkcie C. Odpowiedzialność kierownika jednostki:

Zgodnie z pkt. 9 za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki (wynika to z art. 4 ust. 5 ustawy)✅.

Nie może on ⛔️ scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy ❗️ jego członkowie.

⚠️Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy.

10. Do zakresu odpowiedzialności 📓🧷kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury 🔎📝wchodzi między innymi: ℹ️ powołanie komisji inwentaryzacyjnej ℹ️ wyznaczenie jej przewodniczącego, ℹ️ wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: data przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), ℹ️ powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, ℹ️ nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.11. Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing) 📌

Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności 📓 w zakresie wskazanym w pkt. 10, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu 🔎📝

12. Ze względu na to, że inwentaryzacja drogą spisu z natury jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego zadaniem księgowego 📌 jest wspomaganie kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury